Mitä tapahtuu, kun kaksi korkeakoulua yhdistää voimansa ja korvaa viisi vanhenevaa tietojärjestelmää yhdellä? Lapin korkeakoulukonsernissa vastaus on Peppi, josta on muodostunut koulutustoiminnan ja tiedolla johtamisen yhteinen sydän. 

Lapin ammattikorkeakoulu ja Lapin yliopisto muodostavat yhdessä Lapin korkeakoulukonsernin, joka tunnetaan myös lyhenteellä LUC. Korkeakouluyhteisön yhteisistä tuki- ja hallintopalveluista vastaa LUC-palvelut, joiden Opetus- ja oppimispalveluiden johtajana tähän blogiin haastattelemamme Merija Timonen toimii.

LUC-konsernin korkeakoulujen ja Pepin yhteinen tie alkoi vuodesta 2018, huolellisen pohjatyön jälkeen.

– Valmistautumista Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston yhteisiin palveluihin tehtiin hyvin pitkään, ja olin jo tässä vaiheessa vetovastuussa. Samaan aikaan korkeakoulumme olivat tilanteessa, jossa olemassa olevat järjestelmät olivat tulossa tiensä päähän. Mietimme, mikä olisi meille sopiva järjestelmä ja mikä tukisi yhteistyötä ammattikorkeakoulun ja yliopiston välillä, kertoo Merija Timonen taustasta.

Peppi vakuutti mukautuvuudellaan

LUC-konsernissa tehtiin yhteistä hyötyanalyysia ja tutustuttiin eri järjestelmiin esittelyjen kautta, kunnes todettiin, että Peppi-järjestelmä tuki konsernin työtä parhaiten.

– Pepissä oli kaikki osa-alueet, joita tarvitsimme opetus- ja koulutustoimintaan. Aiemmin tieto jakautui meillä moniin eri järjestelmiin: kummallakin korkeakoululla oli omat perusrekisterit, opetuksensuunnittelujärjestelmät ja tilanvarausjärjestelmät. Pepin etu oli muovautuvuus, jonka ansiosta kaikki saatiin liitännäisten ja integraatioiden avulla samaan ekosysteemiin. Kun aiemmin meillä oli viisi eri järjestelmää, nyt on vain yksi.

Peppi-käyttöönotto tehtiin LUC-konsernissa vuosina 2018–2019, ja Timonen oli projektissa mukana vastaamassa käyttöönotosta erityisesti yliopiston puolella. Näin jälkeenpäin hän arvioi, että työläydestään huolimatta prosessi oli monella tavalla antoisa.

– Aloitimme OPI-viitearkkitehtuurista, keräsimme yhteen dataa, määrittelimme tavoitteet ja teimme hyötyanalyysia. Lähdimme liikkeelle toiminnallisuuksista käsin, ja käytännössä työ oli pitkällistä Excel-taulukointia ja tiedon keräämistä. Se oli kuitenkin erittäin hyödyllistä, sillä benchmarkatessa toisiamme opimme yhdessä paljon.

Peppi on yhteyksiä luova arjen toiminnan sydän

Nyt kun Peppi on tuttu jo kahdeksan vuoden ajalta, Timonen on Opetus- ja oppimispalveluiden johtajana nähnyt laajasti järjestelmän aikaansaamia hyötyjä.

– Peppi on meille koulutustoiminnan ydinjärjestelmä: siellä on kaikki, mitä opetukseen ja hallinnointiin liittyy. Se on ennakoinnin ja tiedolla johtamisen lähde, jossa kaikki tieto on samassa paikassa. Pepin ansiosta olemme perusprosesseissa tiukemmin kiinni ja meillä on tieto molemmista konsernin korkeakouluista. Myös koulutusten rakentaminen yhdessä on helpompaa, kun käytössä on sama järjestelmä ja yhteiset käytännöt.

Korkeakoulukonsernin näkökulmasta tärkein Pepin tuoma etu onkin ehdottomasti yhtenäisyys, jonka se tuo toimintaan.

– Asiantuntijamme tekevät päivittäin tiiviisti yhteistyötä keskenään. Jos meillä olisi kaksi eri järjestelmää, siinä sulaisi synergiahyöty. Pepin kautta asiantuntijamme saavat käyttöönsä verkoston, jossa he voivat hyödyntää osaamistaan ja jakaa tietoa toisten kanssa, Timonen perustelee.

Myös LUC-palveluiden arki on selkeämpää yhteisen järjestelmän ansiosta:

– Olemme sijoittuneet yliopisto-organisaatioon, mutta palvelemme kumpaakin korkeakoulua. Kumppanuus eri asiantuntijoiden kanssa on helpompaa, kun järjestelmiä on vain yksi, Timonen toteaa.

Peppi-konsortio tukena kehityksessä

Yhteys Peppi-konsortion suuntaan toimii koko ajan taustalla, ja Timonen on ollut siinä aktiivisesti mukana.

– Konsortiotyö on mielestäni kehittynyt todella hyvin vuosien saatossa. Sillä on rakenteita ja se on tukenut meidän työtämme, hän sanoo.

– Taidamme olla niitä, jotka puhtaimmin käyttävät konsortion lähdekoodia. Kun olemme päässeet työskentelemään konsortion eri ryhmissä ja testaustyössä, ne ovat olleet koodiltaan lähellä omaamme. Peppi SaaS jatkaa tätä työtä, mutta toistaiseksi olemme erittäin tyytyväisiä nykyiseen Peppi-ratkaisuumme, Timonen päättää.